Ordenar antes de conectar
La información suele estar repartida entre documentos, conversaciones y la memoria del equipo. Empezamos por identificar las fuentes válidas y separar las instrucciones para huéspedes de los procedimientos internos. Los accesos sensibles y los datos personales necesitan un tratamiento específico.
Qué podemos implementar
- Revisar y estructurar información de alojamientos, servicios y procedimientos.
- Separar contenidos internos y contenidos que pueden compartirse con huéspedes.
- Definir responsables, fuentes y un proceso de actualización.
Una estructura que se puede mantener
Cada alojamiento puede tener una ficha con reglas, equipamiento, acceso e incidencias habituales. Los procedimientos comunes viven aparte para evitar versiones contradictorias. Acordamos responsables, fechas de revisión y cómo retirar información que deja de ser válida.
Personas y asistentes consultan la misma referencia
El objetivo es que una respuesta se pueda contrastar. Un asistente puede recuperar información de esta base, pero organizar los documentos ya aporta valor al equipo. Probamos búsquedas reales y revisamos qué ocurre cuando una pregunta todavía no tiene respuesta.
La ficha que necesita cada alojamiento
Una estructura de partida separa identidad del alojamiento, horarios, normas, equipamiento, servicios y procedimientos. Cada dato tiene una fuente y un responsable. Las excepciones de una propiedad no se convierten en instrucciones generales para toda la cartera.
| Campo | Ejemplo ilustrativo |
|---|---|
| Tema | Horario de entrada |
| Alojamiento | Casa Mar, nombre ficticio |
| Contenido aprobado | Entrada a partir de las 16:00; llegada anticipada pendiente de confirmación. |
| Audiencia | Huéspedes |
| Responsable | Equipo de operaciones |
| Revisión | Fecha y versión registradas por la agencia |
Los códigos de acceso, documentos de identidad o datos de reservas no se incluyen en una biblioteca pública. Si el asistente necesita consultar información privada, se prepara un flujo específico con identidad, permisos y datos mínimos.
Cómo llega la información al asistente
El asistente recibe la pregunta, localiza contenido relevante y comprueba si puede utilizarlo en esa conversación. Esta recuperación de fuentes suele conocerse como RAG. No consiste en entregar todos los documentos a cada usuario ni en dar por cierta cualquier respuesta generada.
La configuración define qué fuentes se consultan, cómo se relacionan con cada alojamiento y qué ocurre si dos documentos se contradicen. Una respuesta útil debe ser trazable al contenido que la sustenta. El modelo y el almacenamiento se seleccionan después de revisar necesidades, costes y tratamiento de los datos.
Mantenimiento como parte del proceso
- Una persona propone o actualiza un contenido.
- El responsable valida la exactitud y la audiencia.
- Se publica la versión aprobada y se retira la anterior de la búsqueda activa.
- Se prueban preguntas relacionadas para comprobar que la respuesta cambia donde corresponde.
- Las consultas sin respuesta alimentan una lista de mejoras pendientes.
Criterios para comprobar la entrega
Probamos preguntas redactadas de distintas formas, información específica de dos alojamientos, un documento retirado y una pregunta fuera del alcance. Revisamos si el resultado utiliza la fuente correcta y si se bloquea la información de otra audiencia. La calidad se evalúa con casos reales anonimizados y ejemplos autorizados, no con una demostración preparada para responder siempre bien.
Qué necesitamos para empezar
Cuéntanos qué herramientas utilizáis, quién participa en el proceso y qué problema queréis resolver primero. Revisaremos las dependencias antes de definir una propuesta con alcance, licencias, pruebas y responsabilidades. La formación, el soporte y el mantenimiento se concretan en esa propuesta.
Una fuente de referencia que el equipo puede consultar y mantener, preparada para alimentar sistemas de IA.
Solicitar una primera conversación o conocer la auditoría de sistemas.