De un contacto a un siguiente paso
Un mensaje sin responsable se pierde fácilmente entre canales. Definimos qué es un contacto, qué representa una oportunidad y qué información necesita el equipo para continuar. Las etapas deben describir vuestro trabajo real y permitir ver qué está pendiente.
Qué podemos implementar
- Configurar contactos, campos, etapas y responsabilidades en el CRM.
- Conectar canales de mensajería y herramientas compatibles con el proceso de la agencia.
- Probar el recorrido de los datos y documentar qué sucede cuando una conexión falla.
Conexiones sujetas a verificación
Revisamos API, permisos, planes, límites y dirección de cada intercambio. Una plataforma puede permitir leer datos sin permitir modificarlos. Mostrar un logotipo no acredita una integración activa ni una relación comercial. La viabilidad se confirma antes de comprometer el alcance.
Evitar duplicados y detectar fallos
Definimos identificadores, reglas de actualización y qué sistema conserva cada dato. Probamos reintentos y errores para evitar contactos duplicados o tareas repetidas. La documentación debe explicar cómo reconocer un fallo y quién interviene para resolverlo.
Un embudo diseñado para tu agencia
Una posible estructura para captar propietarios es Consulta → Cualificación → Reunión → Propuesta → Decisión. No la instalamos de forma automática en todos los negocios: primero definimos cuándo se avanza, cuándo se descarta una consulta y quién debe actuar.
| Información | Para qué sirve |
|---|---|
| Origen y campaña | Entender cómo llegó la oportunidad, cuando exista atribución disponible. |
| Zona y cartera | Valorar si el proyecto encaja con el servicio de la agencia. |
| Necesidad | Continuar la conversación con contexto. |
| Responsable y próxima tarea | Evitar que una consulta quede sin seguimiento. |
| Permisos de comunicación | Aplicar las preferencias y condiciones de cada canal. |
Configuramos vistas de trabajo y reglas concretas: asignar un responsable, crear una tarea o avisar de una consulta pendiente. Una automatización no debe avanzar una oportunidad a «ganada» solo porque alguien haga clic en un enlace.
WhatsApp y Kommo
Kommo dispone de una integración de WhatsApp Business para trabajar con conversaciones y acciones de CRM. La conexión se plantea con los accesos de administración necesarios, el portfolio de Meta y un número elegible. Un número nuevo, uno que ya utiliza WhatsApp y uno conectado a otro proveedor requieren recorridos distintos. Guía oficial de conexión de Kommo.
Hostify y tu PMS
El PMS conserva la referencia operativa de reservas y alojamientos; el CRM organiza la relación comercial. No copiamos toda la base de huéspedes al CRM por defecto. Seleccionamos los datos necesarios, su finalidad y la dirección de cada intercambio.
Hostify ofrece una API y webhooks que permiten diseñar conexiones con otros sistemas. Antes de implementar, revisamos las operaciones disponibles, sus permisos, límites y condiciones. La documentación de una API no acredita por sí sola que un flujo concreto esté disponible en tu cuenta. API oficial de Hostify.
La puesta en marcha empieza por inventariar propiedades, anuncios y reservas futuras. Después se revisa la correspondencia entre unidades y canales, se comprueban las reglas de disponibilidad y se ensayan los cambios de reserva. Si hay una migración, se coordina con los proveedores, con conciliación de datos y un procedimiento de recuperación antes del cambio definitivo. Ver el proceso visual de configuración del PMS.
Contrato de datos de cada conexión
Para cada flujo documentamos el identificador del registro, los campos que se leen o escriben, el sistema que prevalece y la regla de actualización. Si un aviso llega dos veces, debe reconocerse como el mismo evento. Si la conexión caduca, el sistema avisa y conserva un camino de revisión, en vez de crear tareas o contactos repetidos indefinidamente.
Qué necesitamos para empezar
Cuéntanos qué herramientas utilizáis, quién participa en el proceso y qué problema queréis resolver primero. Revisaremos las dependencias antes de definir una propuesta con alcance, licencias, pruebas y responsabilidades. La formación, el soporte y el mantenimiento se concretan en esa propuesta.
Un seguimiento organizado, con menos saltos manuales entre plataformas y responsabilidades claras.
Solicitar una primera conversación o conocer la auditoría de sistemas.